La préparation du mail de relance
La rédaction d’un email de relance efficace commence bien avant la phase d’écriture. Une bonne préparation est essentielle pour maximiser vos chances de recevoir une réponse positive. Avant d’envoyer un mail de relance, prenez le temps d’analyser la situation, de comprendre votre destinataire et de définir clairement votre objectif. Cette étape préliminaire vous permettra d’adapter votre message en fonction du contexte, qu’il s’agisse d’une candidature, d’une prospection commerciale ou d’une relance de facture impayée.
L’importance de la personnalisation pour chaque destinataire
La personnalisation représente l’élément fondamental d’un email de relance réussi. Les statistiques montrent que les messages personnalisés génèrent significativement plus d’engagement que les communications génériques. Pour créer cette connexion, commencez par bien connaître votre cible. Utilisez les techniques de segmentation et développez des buyer personas détaillés pour adapter votre approche. Des experts comme Tim Ferriss recommandent même de connaître à fond la personne et de trouver un point commun marquant pour établir une véritable relation.
Intégrez des éléments spécifiques liés au destinataire, comme une référence à votre dernière conversation, à son entreprise ou à ses centres d’intérêt professionnels. Selon les bonnes pratiques du secteur, il est préférable de se concentrer davantage sur le prospect que sur son entreprise, une approche qui témoigne d’une attention particulière et qui favorise l’engagement.
Comment créer un objet accrocheur et pertinent
L’objet de votre email détermine souvent si celui-ci sera ouvert ou ignoré. Un bon objet doit éveiller la curiosité tout en restant concis et pertinent. Évitez les formules trop commerciales ou alarmistes qui risquent d’être perçues comme du spam. Préférez plutôt une phrase d’accroche qui résume clairement l’intention de votre message.
Des exemples efficaces incluent des formulations directes comme « Suite à notre échange du [date] » ou des approches plus créatives comme « L’ultime tentative ». L’essentiel est que votre objet reflète fidèlement le contenu de votre email tout en incitant le destinataire à l’ouvrir. Les techniques de copywriting vous aideront à trouver les mots qui persuadent et captivent votre audience dès la première impression.
Les éléments indispensables dans le corps du message
Une fois l’étape de préparation franchie, la rédaction du corps de votre email de relance doit suivre une structure logique et efficace. Un message bien construit augmente considérablement vos chances d’obtenir une réponse positive. Les experts s’accordent à dire qu’un mail de relance efficace doit être concis, professionnel et orienté vers l’action.
Structurer son mail avec un rappel de contexte clair
Commencez votre message par un rappel précis du contexte de votre communication précédente. Cette contextualisation est cruciale car elle permet au destinataire de se souvenir immédiatement de votre interaction antérieure. Mentionnez la date de votre dernier échange, le sujet abordé et éventuellement les points qui étaient restés en suspens.
Cette approche témoigne de votre professionnalisme et facilite la compréhension rapide de votre message. Selon les meilleures pratiques, structurez votre email en trois parties distinctes : une introduction qui rappelle le contexte, un message principal qui expose clairement votre demande et une conclusion avec un appel à l’action précis. Cette structure tripartite permet au destinataire de saisir rapidement l’objet de votre relance. 
Formuler une proposition de valeur convaincante
Au cœur de votre message doit figurer une proposition de valeur claire et convaincante. Expliquez précisément ce que le destinataire peut gagner en vous répondant ou en donnant suite à votre demande. Gary Vaynerchuck, expert en marketing, recommande d’offrir de la valeur, comme des ressources ou des conseils utiles, avant même de formuler une demande.
Votre proposition doit être adaptée à la situation spécifique. S’il s’agit d’une relance commerciale, mettez en avant les bénéfices concrets de votre offre. Pour une candidature, rappelez votre valeur ajoutée potentielle pour l’entreprise. Dans le cas d’une facture impayée, proposez éventuellement des solutions de facilitation de paiement. L’essentiel est de rendre votre proposition attractive et pertinente pour votre interlocuteur.
Les techniques pour maximiser l’impact de votre relance
Au-delà de la structure et du contenu de votre email, certaines techniques peuvent considérablement augmenter l’efficacité de vos relances. Des études montrent que 80% des ventes se font entre la 4ème et la 11ème relance, pourtant 48% des commerciaux ne relancent pas leurs prospects. Cette statistique souligne l’importance d’une stratégie de relance bien pensée.
Choisir le bon moment pour envoyer votre mail
Le timing de l’envoi est un facteur souvent sous-estimé mais déterminant pour le succès de votre relance. Les experts recommandent d’être régulier sans être intrusif. Selon les bonnes pratiques du secteur, il est conseillé d’espacer les relances d’au moins 10 jours et de limiter leur nombre à 3-5 emails maximum sur une période de 30 à 45 jours.
Les études montrent également que certains jours et heures sont plus propices à l’ouverture des emails. Les mardis et jeudis en milieu de matinée ou en début d’après-midi présentent généralement de meilleurs taux d’ouverture. Adaptez toutefois ces recommandations en fonction du profil de votre destinataire et de son secteur d’activité. La réactivité est également cruciale : si vous recevez une réponse, assurez-vous d’y donner suite rapidement pour maintenir la dynamique d’échange.
Mettre en place un suivi adapté après l’envoi
L’envoi de votre mail ne marque pas la fin du processus, mais le début d’une phase de suivi tout aussi importante. Les outils d’automatisation comme Waalaxy, Drip ou Mailchimp peuvent vous aider à gérer efficacement vos campagnes de relance et à analyser leurs performances. Ces plateformes permettent également de programmer des séquences d’emails personnalisés qui s’adaptent au comportement du destinataire.
Pour optimiser votre approche, mesurez régulièrement l’efficacité de vos relances en suivant des indicateurs clés comme le taux d’ouverture, le taux de réponse ou le délai moyen de réponse. Ces données vous permettront d’affiner progressivement votre stratégie. Souvenez-vous que selon l’étude du Rain Group, il faut en moyenne huit points de contact pour convertir un prospect. La persévérance, associée à une approche stratégique et respectueuse, reste donc la clé du succès en matière de relance par email.
